Tiedonanto laadittu 7.5.2018
ARVI2-asiakasohjausjärjestelmän tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Meriva sr
1570156-3
Karjalahdenkatu 18
94600 Kemi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Halonen Hilkka
040 5663 447
hilkka.halonen@meriva.com
Tietosuojavastaava
Kujanpää Eija
040 7399 302
eija.kujanpaa@meriva.com
Rekisterin nimi
ARVI2-asiakasohjausjärjestelmä
Arvi2-asiakasohjausjärjestelmä on Meriva sr:n hallinnoima ja Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy:n ylläpitämä selainpohjainen asiakasohjausjärjestelmä, jota voidaan hyödyntää työelämäosalllisuuden, työhönkuntoutuksen sekä työhönvalmennuksen asiakastyössä.
Arvi2-asiakasohjausjärjestelmä mahdollistaa henkilötietojen tallentamisen esim. etunimi, sukunimi, sukupuoli, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä koulutustiedot muu asiakkaan toimenpiteessä tarvittavaa oleellinen tieto. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella järjestelmään voidaan tallentaa asiakkaasta työllistymiseen, kuntoutukseen, arjen tukemiseen, ohjaamiseen sekä havainnoitiin liittyvää yksilöityä tietoa. Järjestelmä mahdollistaa asiakkaille lähtevien viestien, kysymysten ja asiakaskyselyiden luomisen, muokkaamisen, kopioimisen ja lähettämisen asiakastiedon keräämisen sekä asiakastiedonhallinnan.
Arvi2-asiakasohjausjärjestelmän käyttäjinä ovat salassapitosopimuksen piirissä oleva henkilökunta, toimistohenkilökunta sekä lähettävä taho. Järjestelmän käyttäjäoikeusrajauksella vain käyttöoikeuden omaavalla henkilökunnalla on pääsy asiakkaan tietoihin. Arvi2-asiakasohjausjärjestelmä toimii verkkopohjaisesti sovellusvuokrauksena. Tietoturvataso täyttää sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmälle asetetut olennaiset vaatimukset.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Meriva sr:n kuntoutus-, koulutus-, valmennus- ja työllistämispalveluissa asiakkuudessa olevien henkilöiden asiakassuhteiden hoidon vuoksi ja viranomaisten kanssa yhteistyössä laadittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Asiakastietoja kerätään ja käytetään asiakkaan palvelun edistämisen, todentamisen ja arvioinnin tarkoituksessa. Asiakkaan tietojen saaminen, tallentaminen ja luovuttaminen tapahtuvat asiakkaan antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Säätiön palveluita hankkivat asiakkailleen kunnat, TE‐hallinto, Kela, oppilaitokset ja muut yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat ja vakuutusyhtiöt.
Asiakasta on tiedotettu, että tietoja kerätään asiakassuhdetta varten ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen, jolloin tietojen kerääminen lopetetaan välittömästi. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat: etunimi, sukunimi, sukupuoli, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä koulutustiedot sekä muuta asiakkaan toimenpiteessä tarvittavaa oleellista tietoa. Asiakassuhteen aikana rekisteriin tallennetaan asiakkaasta arviointi-, valmennus- ja lausuntotietoja.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Meriva sr on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille kumppaneille. Meriva sr luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen asiakas pyytää kirjallisesti Meriva sr:n toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Meriva sr:ää luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Meriva sr:n hallussa olevasta tietokannasta.
Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Meriva sr ei luovuta tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Meriva sr suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Meriva sr noudattaa. Meriva sr ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen eija.kujanpaa@meriva.com
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Meriva sr poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, jos tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Henkilöä koskevat yksilölliset tiedot poistetaan rekisteristä. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Meriva sr:n säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Rekisterin perusteet
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
• Laki yksityisistä sosiaalipalveluista 2011/922
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015/214
• Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 2005/566
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
• Laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917